1. Oggetto del Servizio
I presenti Termini e Condizioni regolano l'utilizzo del software gestionale EduFlow,
fornito in modalità SaaS (Software as a Service) da Hestia Properties Srl.
1.1 Natura del Servizio
EduFlow è un software gestionale in cloud per istituti scolastici che include:
- Registro elettronico (presenze, voti, note disciplinari)
- Protocollo informatico (gestione documentale)
- Comunicazioni scuola-famiglia
- Gestione anagrafiche (alunni, docenti, genitori, classi)
- Area genitori con accesso riservato
Il servizio viene erogato tramite licenza in abbonamento secondo i piani tariffari disponibili.
1.2 Titolarità del Trattamento Dati (GDPR)
Importante - Conformità GDPR:
Per i dati scolastici (alunni, genitori, docenti, voti, presenze, documenti protocollo),
il Cliente (Istituto Scolastico) è Titolare dei dati personali ai sensi del GDPR.
Hestia Properties Srl è Responsabile del trattamento ai sensi dell'Art. 28 del GDPR,
come disciplinato dal Data Processing Agreement (DPA)
che deve essere accettato in fase di registrazione.
2. Accettazione dei Termini
L'utilizzo del servizio EduFlow implica la piena accettazione dei presenti Termini e Condizioni.
Importante:
Procedendo con la registrazione o l'accesso al servizio, dichiari di:
- Aver letto e compreso i presenti Termini
- Accettare integralmente le condizioni qui riportate
- Aver letto l'Informativa Privacy
- Essere maggiorenne e avere la capacità di contrarre
Se non accetti i Termini, non potrai utilizzare il servizio.
3. Registrazione e Account
3.1 Creazione Account Istituto
La registrazione dell'istituto scolastico richiede:
- Ragione sociale dell'istituto
- Partita IVA / Codice Fiscale
- Email istituzionale
- Dati del rappresentante legale (amministratore)
3.2 Credenziali di Accesso
L'utente amministratore è responsabile di:
- Mantenere riservate le proprie credenziali
- Utilizzare password sicure (min. 8 caratteri, maiuscole, minuscole, numeri)
- Non condividere l'account con terzi
- Notificare immediatamente eventuali accessi non autorizzati
Sicurezza Account:
Hestia Properties Srl non è responsabile per accessi non autorizzati derivanti da negligenza dell'utente nella custodia delle credenziali.
3.3 Creazione Utenti
L'amministratore può creare account per:
- Docenti: accesso al registro e funzioni didattiche
- Segreteria: gestione anagrafiche e protocollo
- Genitori: accesso area famiglia (solo visualizzazione dati figli)
3.4 Nomina Responsabile del Trattamento (Art. 28 GDPR)
IMPORTANTE - Conformità GDPR:
Al momento della registrazione, l'amministratore deve accettare il Data Processing Agreement (DPA)
con cui nomina Hestia Properties Srl come Responsabile del Trattamento ai sensi dell'Art. 28 GDPR
per i dati scolastici (alunni, genitori, docenti, voti, presenze).
Vedi dettagli completi nel Data Processing Agreement (DPA).
4. Modalità di Utilizzo
4.1 Utilizzo Consentito
Il servizio può essere utilizzato esclusivamente per:
- Gestione didattica e amministrativa dell'istituto scolastico
- Comunicazioni scuola-famiglia
- Archiviazione documentale in conformità normativa
4.2 Utilizzo Vietato
È VIETATO:
- Utilizzare il servizio per scopi illegali o non autorizzati
- Tentare di violare la sicurezza del sistema
- Caricare contenuti offensivi, diffamatori o illegali
- Utilizzare bot, script o strumenti automatizzati
- Rivendere, cedere o sublicenziare l'accesso a terzi
- Effettuare reverse engineering del software
4.3 Limiti di Utilizzo
L'utilizzo è soggetto ai limiti del piano di abbonamento sottoscritto:
- Numero massimo di alunni
- Numero massimo di docenti
- Spazio storage disponibile
Il superamento dei limiti richiede l'upgrade a un piano superiore.
5. Responsabilità
5.1 Impegni del Fornitore (Hestia Properties Srl)
Hestia Properties Srl si impegna a:
- Fornire il servizio con obiettivo di disponibilità elevata
- Adottare misure di sicurezza applicativa adeguate (HTTPS, protezione CSRF/XSS)
- Effettuare manutenzioni programmate con preavviso
- Supportare la conformità GDPR a livello applicativo
- Fornire supporto tecnico via email
Hosting e Infrastruttura:
I server sono gestiti da Aruba S.p.A. (Responsabile del Trattamento Art. 28 GDPR).
Secondo le specifiche tecniche di Aruba, l'infrastruttura prevede:
- Datacenter in Italia (conformi GDPR)
- Backup giornalieri automatici
- Certificazioni ISO 27001/27017/27018 dichiarate da Aruba
Nota: Le specifiche tecniche e le certificazioni sono gestite direttamente da Aruba S.p.A.
Per verifiche dettagliate, consulta la
Privacy Policy di Aruba
o contatta direttamente il provider.
5.2 Disponibilità del Servizio
Hestia Properties Srl si impegna a mantenere un obiettivo di disponibilità del servizio
secondo gli standard comuni del settore SaaS. Tuttavia, la disponibilità effettiva può essere influenzata da:
- Manutenzioni programmate (comunicate con preavviso)
- Eventi di forza maggiore (guasti di rete, attacchi DDoS, interruzioni provider)
- Problemi infrastrutturali fuori dal controllo di Hestia
In caso di interruzioni prolungate, Hestia si impegna a comunicare tempestivamente lo stato del servizio
e i tempi stimati di ripristino.
5.3 Responsabilità dell'Utente
L'utente è responsabile di:
- Accuratezza e veridicità dei dati inseriti
- Rispetto delle normative sulla privacy (GDPR)
- Utilizzo conforme alle finalità educative
- Gestione sicura delle credenziali
5.4 Limitazioni di Responsabilità
Hestia Properties Srl NON è responsabile per:
- Danni derivanti da uso improprio del servizio
- Perdita di dati causata da negligenza dell'utente
- Interruzioni dovute a manutenzione programmata (con preavviso)
- Eventi di forza maggiore (guasti di rete, attacchi DDoS, interruzioni provider)
- Contenuti caricati dagli utenti
- Problemi infrastrutturali gestiti da fornitori terzi (es. Aruba)
6. Proprietà Intellettuale
Il software EduFlow, inclusi codice sorgente, design, interfaccia, logo e documentazione,
sono di esclusiva proprietà di Hestia Properties Srl e protetti da copyright.
6.1 Licenza d'Uso
L'abbonamento conferisce una licenza d'uso non esclusiva:
- Utilizzo del software per finalità didattiche/amministrative
- Accesso alle funzionalità previste dal piano sottoscritto
- Divieto di copia, modifica o distribuzione del software
- Divieto di reverse engineering
6.2 Dati dell'Utente
I dati inseriti dall'utente (alunni, voti, documenti) rimangono di proprietà dell'istituto.
L'utente può:
- Esportare i propri dati in formato strutturato (diritto di portabilità GDPR)
- Richiedere la cancellazione dei dati alla cessazione del servizio
7. Modifiche al Servizio
Hestia Properties Srl si riserva il diritto di:
- Aggiornare il software con nuove funzionalità
- Modificare i piani tariffari con preavviso di 30 giorni
- Sospendere temporaneamente il servizio per manutenzione (con preavviso)
7.1 Modifiche ai Termini
In caso di modifiche sostanziali ai Termini:
- L'utente sarà notificato via email
- Sarà richiesta la ri-accettazione dei nuovi Termini
- L'utente potrà recedere entro 30 giorni senza penali
8. Risoluzione e Recesso
8.1 Recesso da parte dell'Utente
L'utente può recedere in qualsiasi momento:
- Preavviso: 30 giorni
- Modalità: Email a info@eduflow.cloud
- Effetto: Cessazione servizio al termine del periodo pagato
8.2 Risoluzione da parte del Fornitore
Hestia Properties Srl può risolvere il contratto in caso di:
- Violazione dei Termini di Servizio
- Utilizzo fraudolento o illegale
- Mancato pagamento oltre 30 giorni
8.3 Conservazione Dati
Alla cessazione del servizio:
- I dati saranno conservati per 90 giorni (backup di sicurezza)
- L'utente può richiedere esportazione dati entro 30 giorni
- Dopo 90 giorni i dati saranno cancellati irreversibilmente
9. Legge Applicabile e Foro Competente
I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana.
Per qualsiasi controversia è competente il Foro di Milano.
9.1 Risoluzione Controversie
In caso di controversia, le parti si impegnano a tentare una conciliazione bonaria prima di ricorrere all'autorità giudiziaria.
10. Contatti
Per domande sui Termini di Servizio: